Un employeur vous appelle suite à une candidature envoyée la semaine passée et, dans la précipitation, vous ne vous souvenez plus de quel poste il s’agissait?

Il est 11h20 aujourd’hui. Tout à coup, vous avez un flash et vous vous rappelez qu’un test écrit était prévu ce matin à 10h chez un employeur. Vous êtes dans tous vos états. Pourtant, vous aviez noté le rendez-vous dans votre téléphone mais celui-ci ne vous a pas envoyé de rappel…

Une chose est claire : une recherche d’emploi passe par une bonne organisation, sans quoi des mésaventures telles que celles-ci pourraient se reproduire. Pour faire preuve d’organisation, rien de plus simple qu’une feuille de papier ou un tableau Excel, que l’on peut faire évoluer selon ses préférences.

Mais il existe aujourd’hui plusieurs outils disponibles gratuitement qui rendent cette organisation efficace et, élément important, facile.

Dans cet article, je vous propose de passer en revue trois outils gratuits qui ont pour point commun de vous aider à vous y retrouver dans vos démarches quotidiennes – de recherche d’emploi dans ce cas-ci.

De mon point de vue, l’enjeu d’un outil « organisationnel » est de parvenir à se situer au plus près l’expérience vécue par la personne en recherche d’emploi

#1 : Trello

Trello est un outil puissant d’aide à la gestion de ses tâches quotidiennes, que cela soit dans le cadre d’un projet privé ou professionnel, qui permet de créer son propre tableau personnalisé. L’application web offre une foule de fonctionnalités qui rendent plus commode la réalisation des tâches – ces « to-do list » trop longtemps empilées sur un coin de notre bureau.

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Parmi les possibilités (et de façon non exhaustive), on peut aisément : créer des « listes » et des « cartes » ; insérer des commentaires et des descriptions, des dates limites ; il est possible de partager le contenu entre membres d’une même équipe ou vers l’extérieur, créer des règles et des automatisations. De nombreuses intégrations et synchronisations sont également prévues.

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Au final, nous avons ici un outil réellement « tout terrain » qui s’adapte réellement à une recherche d’emploi.     

Ensuite, Trello offre, de mon point de vue, quelque chose de précieux : partant d’une page vierge, la liberté d’exprimer sa créativité, sans contraintes.

Je me suis donc prêté au jeu et j’ai décidé de créer mon propre tableau de recherche d’emploi ✍💡

Pour le réaliser, je me suis basé sur deux sources, ainsi que sur les besoins dégagés lorsque j’étais moi-même en période de recherche d’emploi.

Le service « Memo » de Pôle-Emploi

« Memo » m’a donné une parfaite illustration de comment il est possible d’organiser un tableau virtuel pour en faire un support efficace et intuitif dans le domaine de la recherche d’emploi. Résultat très abouti !

L’article « Comment gérer le suivi de ses candidatures ? » sur WTTJ

Cet article très utile m’a aidé à compléter mon information et à la synthétiser car il reprend l’essentiel des éléments devant être pris en compte dans un tableau de suivi efficace.

Mais revenons à mon idée principale 🧐🤔

Avec Trello, le principe est simple : je dispose d’un tableau – vierge au départ ou partant d’un modèle préexistant – dans lequel je peux créer des listes qui s’affichent en colonnes, à la verticale. Dans ces listes, je peux introduire des cartes que je peux personnaliser à souhait. Je peux aussi déplacer les cartes d’une liste à l’autre de façon manuelle ou bien créer une règle, une automatisation, qui effectuera cela à ma place.  

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Les règles que j’ai suivies pour créer mon tableau de bord personnalisé :

1. Je commence par lister ce qui me semble être les grandes étapes du parcours d’une candidature :

• « Je vais postuler »
• « Je me suis renseigné »
• « J’ai postulé »
• « J’ai un entretien »
• « Je gère l’après entretien »

2. Au sein de chaque liste créée, je précise le type de contenu qui sera affiché au sein de chacune de ces colonnes.

3. Enfin, chaque carte figurant dans ces colonnes comporte les détails d’une action précise avec du contenu supplémentaire tel que des dates d’échéances, des pièces-jointes, un niveau d’intérêt pour la démarche, la motivation, etc.

Et concrètement, ça donne quoi?! 🤔🤔

➡ Et bien en voici une illustration avec des exemples concrets !

➡ Je mets également un autre tableau à disposition qui servira de modèle si vous souhaitez le réutiliser.

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Cette présentation sous forme de tableau dynamique permet de faire évoluer le statut d’une action en glissant simplement sa carte d’une colonne à une autre. 

Pour terminer, une autre possibilité offerte par l’outil est de passer en vue « calendrier » (par semaine ou par mois) ; les informations indiquées dans le tableau se reportent automatiquement dans ce calendrier. Très pratique pour les rappels et dates limites !

👉 Remarque : comme il s’agit d’un outil applicable par définition à tout type de projet, Trello n’intègre pas en son sein (on l’aura compris) de moteur de recherche d’offres d’emploi.

#2 : Boxmyjob

BoxMyjob est à la fois un moteur de recherche d’offres d’emploi et un outil organisationnel en recherche d’emploi (un « job board »), accessible grâce à un compte personnel. Ce dernier permet de gérer efficacement ses candidatures et d’en suivre leur évolution grâce à un paramétrage précis des statuts des actions encodées.

👉 Une précision : même si le moteur de recherche porte sur des offres d’emploi dont les employeurs se situent en France uniquement, ce qui m’intéresse ici est l’outil organisationnel, proposé en complément.

✍ À noter : si vous n’êtes pas encore inscrits, pas la peine de jouer à cache-cache avec la page d’inscription! Suivez ce lien-ci 😉

Le visuel – du tableau de suivi de ses démarches – donne un aperçu d’un tableau de bord d’aspect simple, mais qui a l’avantage d’une très grande lisibilité.

L’information s’organise sous la forme d’un flux temporel, antichronologique, les démarches les plus récentes s’affichant en tête de page.

À chaque démarche correspond un statut (colonne de gauche sur l’illustration ci-dessus et, dans le flux principal, à côté du type d’action). Ces différents statuts sont faciles à saisir au premier abord parce qu’ils reprennent l’ensemble des cas de figures pouvant se présenter lorsqu’on se retrouve face à une offre d’emploi :

• « À traiter »
• « J’ai postulé »
• « J’ai relancé »
• « J’ai un entretien »
• « Offre expirée »
• « Réponse négative »
• « Aucune réponse »
• « J’ai le job »

Différents codes couleurs et cigles sont repris pour différencier rapidement ces statuts entre eux. Possibilité également de classer et d’archiver les démarches passées/expirées, avec l’avantage de ne garder dans le flux principal que les actions pertinentes à un moment donné.

De plus, il est possible d’intégrer le texte de l’offre d’emploi dans le tableau (pratique lorsque l’offre a été retirée du site source) et de télécharger des documents (CV envoyé, échange d’e-mails,…) liés à la candidature.

➡ L’outil a clairement été pensé et conçu pour la recherche d’emploi. Il est donc adapté au processus global d’envoi de candidatures ; on remarquera ainsi la possibilité d’insérer des étapes et des notes pour chaque candidature. Ici encore, l’information se structure sous forme antichronologique et peut être révisée à tout moment, ce qui en facilite la lecture.

Enfin, précisons que deux types d’entrées sont possibles : par l’ajout d’offres d’emploi (présentes sur le site ou externes à celui-ci) ou de candidatures spontanées.

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Une fonctionnalité super pratique!

Le plugin « Box it » permet d’intégrer des offres d’emploi externe à son tableau de bord Boxmyjob. Plus aucune raison d’oublier de faire le suivi d’une offre !

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👉 Remarque : à l’heure actuelle, il n’est pas possible de lister des contacts réseaux, des participations à des salons et autres évènements,…

#3 : My Actiris

« My Actiris » est un espace personnel au sein du site public Actiris.Brussels (organisme compétent pour l’emploi à Bruxelles). Dans cet espace, deux types de comptes distincts coexistent : un premier compte en tant que Chercheur d’emploi et un autre en tant que Citoyen (ce dernier ne donnant pas accès à une inscription auprès d’Actiris).

Une fois connecté à son espace, une interface composée de trois grandes parties apparaît : « Mon profil », « Ma recherche d’emploi » et « Accompagnement ». L’écran « Ma recherche d’emploi » est un « job board » qui permet de lancer une recherche d’offres selon différents critères, plutôt généraux, et d’organiser sa recherche grâce à un tableau de suivi proposé par le site.

Plus précisément, se connecter en tant que « Chercheur d’emploi » ouvre de possibilités intéressantes : organiser sa recherche, sauvegarder ses offres préférées et entrer en contact avec des Conseiller-ères en recrutement en charge du traitement des offres. Dans cet espace, il est également possible de retrouver les offres suggérées par l’algorithme de « matching » qui répond aux paramètres introduits dans la partie « Mon Profil ».

Un outil intégré de recherche d’emploi pour effectuer trois choses essentielles : une gestion de son dossier administratif, un paramétrage de sa recherche d’emploi et un suivi de ses candidatures et actions supplémentaires

Comme indiqué, un tableau de suivi des démarches – assez minimaliste – est donc intégré dans ce même espace. Celui-ci est accessible en cliquant sur l’onglet « Mes candidatures et actions de recherche » (colonne de gauche sur l’illustration ci-dessus). Quatre grands types d’actions peuvent y être entrés :

• « Candidature externe (autre que celles envoyées via Actiris) »
• « Entretien d’embauche »
• « Recherche de formation »
• « Participation à un salon »

L’ajout d’une candidature externe au site d’Actiris appelle ensuite un feed-back à introduire afin de faire évoluer le statut de l’action :

• « Pas de réponse »
• « Réponse négative, je n’aurais pas d’entretien »
• « Je vais passer un entretien »
• « J’ai passé un entretien »

Ici aussi, l’information s’organise dans un ordre antichronologique ; le statut de l’action s’insère à côté du type d’action réalisée. Les éléments essentiels de l’offre peuvent être ajoutés manuellement et des documents utiles peuvent également être téléchargés dans cet espace.

En comparaison avec d’autres outils existants, on observe ici une ouverture à d’autres types de démarches telles que la formation et la participation à des évènements pour l’emploi.

👉 Petit bémol : actuellement, il n’est pas possible de modifier, supprimer ou archiver des actions introduites, ce qui peut vite « polluer » la lisibilité du fil des actions. Ensuite, le paramétrage d’une recherche d’offres n’est pas non plus (assez?) poussé à l’heure actuelle.

Le mot de la fin…?

En conclusion, aucun de ces trois outils n’est parfait dans l’absolu ; chacun, avec ses spécificités, répond à des préférences individuelles en recherche d’emploi. Comme indiqué en début d’article, l’enjeu de ces outils est de se situer au plus près de l’expérience vécue, de « coller » à celle-ci.

➡ Avez-vous besoin d’un outil purement organisationnel ?

➡ D’un outil intégrant un moteur de recherche d’offres d’emploi ?

➡ Souhaitez-vous étendre votre suivi à d’autres démarches complémentaires ?

Partez donc de votre pratique actuelle et choisissez l’outil qui correspond le mieux à ce que vous faites déjà en ce moment.

Cela dit, pour être réellement efficace, un tableau de suivi devra comporter une série d’informations incontournables (type de démarche, date de l’action, mémo de relance, statut de l’action,…).

D’autres indications et applications peuvent venir s’ajouter à cette base et apporter une qualité d’expérience supérieure, alors pourquoi s’en priver ?

Ex. : le plugin « Box it » de Boxmyjob, les sigles et codes couleurs pour différencier les démarches et statuts entre eux, la possibilité de télécharger un aperçu de son tableau de bord, l’accès à une vue calendrier, la possibilité de configurer des rappels…

➡ Affichage linéaire ou par « flux »?

Personnellement, j’ai une préférence pour les outils dynamiques permettant de modifier facilement les statuts et contenus des différentes actions, les déplacer rapidement et les classer pour éviter d’encombrer mon fil d’actions.

➡ Services privés ou services publics?

Les « job boards » des organismes publics, tel que celui proposé par Actiris, occupent une place particulière parce qu’ils permettent de déclarer formellement sa situation et sa demande d’emploi. Même si parfois les outils de suivi qui y sont proposés ne sont pas les plus performants, il existe tout de même un réel intérêt de les utiliser afin de rendre visible son activité de recherche.    

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